Microsoft Teams

Microsoft TeamsMicrosoft Teams to usługa, która pozwala zespołowi skupić się na prowadzeniu biznesu! Każdy z nas tonie w natłoku nowych wiadomości e-mail i traci czas na przeszukiwanie informacji w szynce pocztowej. Wielu z nas często łapie się na tym, że kolejną wersję dokumentu Excela wysyła mailem – nie wiemy, kto ostatni edytował dokument, czy to jest ostatnia wersja, itd. Do tego dochodzi chaos związany z przydzielaniem zadań w projekcie oraz z ich rozliczaniem. MS Teams daje możliwość odrzucenia wszystkich starych nawyków i prowadzenia projektu w jednym miejscu. W miejscu, w którym członkowie zespołu razem ze współpracownikami oraz gośćmi spoza organizacji (dostawca, kontraktor, klient) komunikują się z użyciem czatu, pracują jednocześnie na tym samym dokumencie, przydzielają sobie zadania oraz łączą się za pomocą konferencji głosowych i wideo. Teams nie tylko zastępuje narzędzie Skype, ale daje dużo więcej możliwości, żeby pomóc rozproszonym zespołom skupić się na pracy w ramach jednej aplikacji – jednego interfejsu użytkownika.

Funkcjonalności MS Teams pozwalają w pełni wykorzystać potencjał zespołu. Usługa może zostać również wykorzystana do pracy zdalnej czy zdalnego zarządzania projektami, a nawet całą firmą na wypadek kryzysu.

msteams image

Microsoft Teams ma do zaoferowania wiele funkcjonalności

Czat zespołowy

Pozwala uporządkować pracę zespołową, ponieważ daje możliwość łatwego zarządzania komunikacją za pomocą czatu trwałego lub wielowątkowego. Z poziomu użytkownika bez pomocy informatyka jesteśmy w stanie szybko stworzyć czat na nowy projekt, zaprosić do niego członków zespołu i dzielić się z nimi informacjami. Ułatwienie w organizacji tematów rozmów zapewniają nam kanały, które nazywamy tematem dyskusji. Program jest dodatkowo urozmaicony możliwością przesyłania emoji, nalepek, GIF-ów i memów.

Czaty mogą się odbywać nie tylko w ramach organizacji. Usługa umożliwia także zaproszenie do rozmowy partnerów biznesowych czy inne organizacje.

W ramach czatów Microsoft Teams możliwe jest również wzmiankowanie (ang. mention) osób poprzez wykorzystanie znaku małpy @ i oznaczenie wybranej osoby – jest to mechanizm znany z pola CC/DW w wiadomości e-mail.  Jeśli wątek wymaga uwagi któregoś pracownika, to warto skorzystać z opcji wzmiankowania – co prawda jest to pewna zmiana kulturowa pracy, ale gwarantuje ona przyśpieszenie komunikacji w zespole.

Wideokonferencje i telekonferencje

W programie możemy prowadzić spotkanie przy użyciu funkcji wideokonferencji lub telekonferencji. Rozmowy można nagrywać, aby ustalone już raz rzeczy mogły dotrzeć bez potrzeby werbalnego czy mailowego przekazu do większego grona odbiorców. Teams ma też pewną funkcjonalność, która pozwala przykładowo spóźnionemu pracownikowi dołączyć zdalnie do spotkania za pomocą aplikacji mobilnej na smartfonie. Aplikacja posiada również możliwość podłączenia dodatkowej kamery i wyświetlania dwóch przestrzeni jednocześnie – np. rozmówcy oraz tablicy.

Wideokonferencje w Teams pozwalają również na dołączenie do spotkania gości spoza organizacji – także z opcją dołączenia do konferencji ze zwykłego telefonu GSM/PSTN.

Ciekawym rozwiązaniem jest Team Meeting Room, którzy służy do wyszukiwania i rezerwacji sal konferencyjnych w Twojej organizacji. Team Meeting Room jest oparte na MS Teams i na kalendarzu programu Microsoft Exchange. Przykład rozwiązania Microsoft Team Room: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/introducing-microsoft-teams-rooms-updated/ba-p/323848

Tło podczas wideokonferencji

Uczestnik wideokonferencji w aplikacji Microsoft Teams rozmazać tło. Daje to duży komfort kiedy podczas prowadzonej rozmowy nie mamy wpływu na to, co się dzieje za naszymi plecami.

Bez rozmycia tła:

msteams noblur

Z rozmytym tłem:

msteams blur

Microsoft Background Blur:

https://support.office.com/en-us/article/blur-your-background-in-a-teams-meeting-f77a2381-443a-499d-825e-509a140f4780

Miejsce pracy zespołowej

Narzędzie umożliwia współdzielenie dostępu do dokumentów w aplikacjach Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI oraz Delve, ponieważ są one dodatkowo włączone do Teams. Pozwala to zaoszczędzić czas przykładowo przy wspólnym przygotowaniu oferty albo pisaniu artykułu na stronę. Użytkownik może również łatwo przełączać się między aplikacjami. Użytkownik tworzący czat pod nowy projekt może zarządzać resztą członków, nadając im uprawnienia do wybranych konwersacji.

Integracja z Microsoft Office

MS Teams pozwala na szybki dostęp do ostatnio używanych dokumentów i usług w chmurze. Połączenie z usługą Microsoft Exchange daje możliwość reagowania na powiadomienia i aktualizacje. Każdy zespół w Microsoft Teams ma swój SharePoint Online, a każdy standardowy kanał w zespole otrzymuje folder w domyślnej bibliotece dokumentów zespołu. Pliki współdzielone w rozmowie są automatycznie dodawane do biblioteki dokumentów, a uprawnienia i opcje bezpieczeństwa plików ustawione w SharePoint są automatycznie odzwierciedlane w Teams.

Integracja z OneDrive

Prywatne pliki czatu są przechowywane w folderze OneDrive dla Firm nadawcy, a uprawnienia są automatycznie przyznawane wszystkim uczestnikom w ramach procesu udostępniania plików. Jeśli użytkownicy nie są przypisani i włączeni z licencjami SharePoint Online, nie mają magazynu OneDrive dla Firm w Office 365. Udostępnianie plików będzie nadal działać w standardowych kanałach, ale użytkownicy nie będą mogli udostępniać plików w czatach bez OneDrive do przechowywania danych biznesowych w Office 365. Pliki przechowywane w bibliotece dokumentów SharePoint Online i OneDrive dla Firm muszą przestrzegać wszystkich reguł zgodności skonfigurowanych na poziomie dzierżawcy.

Aplikacje wbudowane

Program posiada wiele różnych aplikacji, które możemy wykorzystywać w czatach i kanałach. Microsoft zachęca do korzystania z aplikacji Planner – pozwala ona skuteczniej zarządzać projektami. Dodanie jednej lub więcej zakładek Plannera do kanału w wyraźny sposób wpłynie na efektywność zespołu, ponieważ pozwoli szybciej znaleźć potrzebne informacje o realizowanych projektach.

Boty i automatyzacja w Microsoft Teams

Bardzo często pojawia się w zespole potrzeba sięgania do bazy wiedzy, wyszukania informacji w systemach CRM czy ERP. Tutaj z pomocą przychodzą mechanizmy botów i automatyzacji, które pozwolą zapytać wirtualnego asystenta o informację. Skróci to czas związany z wyszukiwaniem informacji w bazach wiedzy organizacji czy sekcjach FAQ. Przykład bota Q&A Maker, który pozwala zbudować bazę wiedzy typu FAQ w celu odpytywania jej przez bota: https://www.qnamaker.ai/

Bezpieczeństwo

Tak jak w przypadku programu Microsoft Outlook mamy możliwości zabezpieczania firmowych danych poprzez szyfrowanie. Teams jest kompatybilny ze standardami zgodności UE, ISO 27001, SOC 2, HIPAA i innymi. Dodatkowo dostępy mogą być centralnie zarządzane tak, aby dane nie wyciekły – dzięki zastosowaniu mechanizmów DLP (Data Loss Prevention) czy technologii etykietowania danych (zabezpieczenie przed wyprowadzeniem danych krytycznych na zewnątrz organizacji).

Pamiętaj o adopcji technologii w ramach organizacji

Teams to nowe narzędzie, które z uwagi na swoje możliwości i funkcjonalności wymaga pewnych zmian kulturowych i zmian nabytych nawyków, żeby pracować w bardziej elastycznym modelu. Teams pozwoli minimalizować liczbę wysłanych wiadomości e-mail oraz sprawi, że pracujące ze sobą zespoły będą miały wszystkie obszary projektu w jednym miejscu. Teams pozwala na łatwą współpracę z podmiotami zewnętrznymi, umożliwia zapraszanie gości do wspólnej pracy. To wszystko powoduje, że sukces wdrożenia Teams wymaga zdefiniowania opiekuna biznesowego w organizacji, wdrożenia odpowiednich szkoleń czy wypracowania wewnętrznych standardów organizacji – jak firma sobie wyobraża pracę z aplikacją – co chcemy osiągnąć, co wprowadzić do MS Teams, a co powinno pozostać w postaci wiadomości e-mail.

Umów się na darmową konsultacje i dowiedz się jak możesz wdrożyć Microsoft Teams w Twojej firmy!